Smarte Tipps für Ihre Telefonkonferenzen

Legen Sie den Umfang der Telefonkonferenz fest

• Inhalt des Telefonmeetings bestimmen (Was soll besprochen werden?)
• Teilnehmer-Kreis festlegen (Wer muss an dem Termin teilnehmen?)
• Dauer der Telefonkonferenz eingrenzen (Wie lange brauchen wir für den Termin?)

Erstellen Sie eine "Telko-Agenda"

• Nennen Sie den genauen Termin für die Telko.
• Weisen Sie darauf hin, dass der Termin per Telefonkonferenz stattfindet.
• Listen Sie die wichtigsten Themen/Unterpunkte auf.
• Bestimmen Sie, welcher der Teilnehmer der Moderator sein wird, wer ein Protokoll verfasst und wer ggf. nur als passiver Zuhörer an der Konferenz teilnimmt.

Teilnehmer zur Konferenz einladen

• Schicken Sie den Teilnehmern der Konferenz eine Einladung zum Termin (am besten per E-Mail).
• Schicken Sie die Agenda im E-Mail-Text oder als Anhang zur E-Mail.
• Nennen Sie die Einwahlnummer zum Konferenzraum sowie die PIN, um in den Konferenzraum zu gelangen.
• Weisen Sie auf die wichtigsten Steuerungsfunktionen während der Konferenz hin (z.B. stumm schalten oder leiser stellen der eigenen Leitung).

Besonderheiten bei Teilnehmern aus dem Ausland

• Achten Sie auf die Zeitzonen, wenn Sie Telefonkonferenzen mit Teilnehmern aus dem Ausland planen.
• Legen Sie bei internationalen Telefonkonferenzen eine einheitliche Konferenzsprache fest (z.B. Englisch).
• Kommunizieren Sie die internationalen Einwahlnummern für Konferenzteilnehmer außerhalb Deutschlands (wobei bei SmartConference die deutsche Einwahlnummer auch aus dem Ausland erreichbar ist).

Begrüßung der Konferenzteilnehmer

• Begrüßen Sie jeden neuen Teilnehmer zum Einleiten in die Konferenz.
• Stellen Sie Personen vor, die nicht allen Teilnehmer der Konferenz bekannt sind. Nennen Sie die Position sowie Grund der Teilnahme an der Telko.
• Weisen Sie darauf hin, wenn die Telefonkonferenz aufgezeichnet werden sollte.
• Beginnen Sie mit den relevanten Inhalten der Telefonkonferenz erst, wenn alle Teilnehmer in der Konferenz sind.
• Überbrücken Sie die Zeit bis dahin mit etwas Small Talk.

Tipp: Im Kundenportal von SmartConference können Sie online sehen, welche Teilnehmer sich bereits im Konferenzraum befinden. Sie können in Ihren Konferenzraum-Einstellungen auch festlegen, ob von jedem Teilnehmer beim Eintritt in die Konferenz der Name aufgezeichnet werden soll.

Agenda durchgehen

• Besprechen Sie die Agenda für die Telko.
• Fragen Sie, ob es Unklarheiten oder Änderungswünsche zum Ablauf oder zur Aufgabenverteilung gibt.
• Weisen Sie auf die wichtigsten Konferenzregeln hin (siehe unten).

Konferenz(teilnehmer) führen

• Führen Sie die Teilnehmer Ihrer Konferenz und achten Sie auf Redezeiten: Fordern Sie bei zurückhaltenden Gesprächsteilnehmern den Redebeitrag ein, (über)aktive Redner müssen Sie möglicherweise bremsen.
• Konzentrieren Sie sich auch auf die Zwischentöne, um eventuelle Probleme oder Ablehnung herauszuhören.
• Wiederholen Sie die wichtigsten Zwischenstände, fragen Sie, ob Unklarheiten bestehen.
• Behalten Sie die Uhr im Blick und stellen Sie sicher, dass alle Agendapunkte besprochen werden.

Ende der Konferenz

• Am Ende der Telefonkonferenz sollten Sie die wichtigsten Ergebnisse und Aufgabenverteilungen noch einmal zusammenfassen.
• Fragen Sie die einzelnen Teilnehmer, ob es noch Fragen oder Unklarheiten gibt.
• Informieren Sie die Konferenzteilnehmer über die nächsten Schritte (des Projekts) und ggf. über Folgetermine.
• Verabschieden Sie sich von allen beteiligten Personen und bedanken Sie sich für die Teilnahme an Ihrer Telefonkonferenz.
• Legen Sie den Hörer auf ;-)

1. Seien Sie pünktlich

   Wählen Sie sich bereits kurz vor dem vereinbarten Termin in den Telefonkonferenzraum ein.

2. Seien Sie vorbereitet

   Halten Sie die erforderlichen Unterlagen bereit, z.B. Agenda, Protokolle aus vorherigen Terminen etc.

3. Sorgen Sie für eine störungsfreie Umgebung

   Vermeiden Sie unnötigen Geräusche, stellen Sie Hintergrundgeräusche möglichst ab, hängen Sie ein „Nicht stören“-Schild an die Bürotür, Kollegen im Büro über anstehenden Telko-Termin informieren, ggf. eigene Leitung stummschalten: bei SmartConference mit der Tastenkombination *6

4. Folgen Sie den Anweisungen des Moderators

   ... er ist für das Ergebnis der Konferenz verantwortlich.

5. Regeln der Höflichkeit

   Auch in der Telefonkonferenz gilt: lassen Sie die anderen Teilnehmer aussprechen, vermeiden Sie aggressive Sprache oder Anschuldigungen.

6. Reden ist Silber ...

   Melden Sie sich nur zu Wort, wenn es einen Mehrwert für die Telefonkonferenz bringt.

7. Nennen Sie Ihren Namen

   In einem wenig vertrauten Teilnehmerkreis sollte man bei jedem Redebeitrag den eigenen Namen nennen. Auch bei großen Telefonkonferenzen ist es sinnvoll, einen Beitrag mit dem eigenen Namen einzuleiten.

8. Sprechen Sie deutlich und machen Sie Sprechpausen

   Reden Sie angemessen laut und auch langsamer, wenn die anderen Probleme beim Zuhören haben; Sprechpausen sind wichtig, damit andere Konferenzteilnehmer Fragen sofort stellen können.

9. Zustimmung – kurz und knapp

   Keine unnötigen Wiederholungen der Vorredner, damit geht Konzentration der Zuhörer oft verloren. Wenn Sie einer Meinung sind, reicht "Ich stimme Herrn/Frau XY zu".

10. Machen Sie Notizen – auf dem Papier

    Vermeiden Sie Tippgeräusche mit der Tastatur.